Нужна помощь? +7(499)7033359

Универсальная организационная модель мини-компании

Используя принципы математического моделирования для формирования и описания организационной структуры, опубликованные в предыдущих статьях (№1(104) январь, №2(105) февраль и №3(106) март 2006 г.), вы добились торжественного открытия представительства своей компании в другом регионе, а также успешно реорганизовали его до более высокого уровня — уровня филиала.


Созданные представительство или филиал успешно выполняют поставленные перед ними задачи: продвижение компании, ее услуг, производимой продукции и брэндов в новом регионе. Но использованные в обоих случаях организационные модели были направлены на решение основной цели — организовать.
Как теперь переориентировать деятельность региональных представительств с организационных задач на основное направление деятельности головного офиса компании? Что необходимо сделать, чтобы региональные подразделения не были балластом, который только требует финансовых и других вложений, а приносили пользу и прибыль? Как все-таки достичь главной цели, которую преследовала в данном регионе головная компания — сократить свои накладные расходы (командировочные и транспортные расходы, междугородние переговоры и т.д.)? Как с минимальным числом сотрудников обеспечить максимальную эффективность и самостоятельное функционирование регионального подразделения?

Определение основных целей и подбор организационной модели региональных подразделений
Пойдем уже проторенным путем. Будем использовать проектный подход и накопленный нами на предыдущих стадиях опыт.
Действовать начнем по типовому алгоритму подготовки (рис. 1). Подробно он был описан в №3(106) 2006 г.




Рис. 1. Типовой алгоритм подготовки

Ответим на первый вопрос — чего мы хотим и что получим в итоге? При проведении анализа на этапе реорганизации представительства мы уже выявили и сформулировали задачи и цели филиала (документ «Результаты анализа»). Стадия анализа подробно так же описана в №3(106) 2006 г.
Как добиться этих целей и что для этого нужно? Для выполнения плана наших действий и достижения цели необходимо подобрать новую организационную модель или усовершенствовать и переориентировать старую, которая поможет наладить эффективный рабочий процесс по основным направлениям деятельности компании с минимальным количеством сотрудников.
На основании проведенного анализа и сформированных требований к филиалу, мы знаем задачи, которые решают или должны решать по ходу деятельности сотрудники регионального подразделения. Исходя из определенных задач, нами уже были сформированы роли сотрудников. Так как сотрудников минимальное количество, один сотрудник часто работает по нескольким, зачастую не параллельным, направлениям деятельности. Теперь, когда филиал уже организован и функционирует, мы можем принять новых сотрудников на основные направления деятельности, чтобы сократить распыление сотрудников по большому спектру задач.
На этапе детального анализа были предложены варианты объединения или компоновки близких ролей, для минимального количества сотрудников. Исходя из целей переориентирования деятельности, необходимо эту компоновку ролей пересмотреть. Но правила компоновки должны остаться те же — у каждого сотрудника должна быть выделена основная (профильная) задача, вспомогательная и второстепенная.
Новая модель филиала обязательно должна включать модель представительства — административный треугольник (описан в №1(104), №2(105) и №3(106) 2006 г.), — так как данная команда уже показала свою эффективность и живучесть успешной работой представительства и успешной реорганизации его в филиал.
При выборе новой организационной модели необходимо учесть опыт функционирования и особенности административной пятерки (описана в №1(104) и №3(106) 2006 г.).
Модель должна соответствовать основным требованиям:
— поддерживать принцип равносторонней фигуры, чтобы длина административных и рабочих связей сотрудников не отличалась существенно;
— поддерживать принцип переориентирования — любой участник группы может стать вершиной, направленной на решение задачи, а другие вершины при этом образуют основание, на которое в своей деятельности опирается новая вершина;
— поддерживать принцип устойчивости основания.
Теперь дело за малым — подобрать подходящую модель, которая объединит полученные роли в рациональный организм и позволит разработать регламент работы и взаимодействия сотрудников филиала, подготовить должностные обязанности и инструкции.
Кадровому органу (HR) головного офиса компании совместно с руководителем филиала придется потратить время на поиск подходящих кандидатов, детального изучения их возможностей, опыта и профессиональной пригодности. А для успешного и эффективного использования выбранных кандидатов придется потратить время и средства на их ознакомление с деятельностью компании и обучение по принятым в компании стандартам.
Разработанные обязанности и инструкции позволят новым сотрудникам четко понять и уяснить свои задачи, освоить работу и сократить их время на вхождение в нормальный рабочий процесс. Регламент взаимодействия представительства с головным офисом придется тоже доработать и утвердить с учетом возникновения новых ролей в филиале.

Универсальная организационная модель мини компании
При анализе и сопоставлении первичных моделей представительства (треугольник) и филиала (сложная звезда — пятерка) было выявлено интересное наложение: модель, образуемая вложением предыдущих фигур (рис. 2). Основанием модели организации служит административный треугольник (6-1-7). Стороны треугольника (красные) образуют организационно-административный треугольник. Первая вершина треугольника является вершиной синей сложной звезды — рабочей пятерки (1-2-4-5-3).


Рис 2. Универсальная модель — самолет

Полученную модель назовем условно «самолет», так как она напоминает его визуально и по сути. Это образное название удачно подходит под цели команды. Самолет — сложное устройство, способное перемещаться в пространстве и решать широкий спектр тактических задач. Универсальность этого объекта определяет мобильность и отсутствие жесткой привязки к устоявшимся линиям связи и маршрутам движения (железные и автомобильные дороги).
В связи с переориентированием регионального подразделения с задач организации на основное направление деятельности изменится направленность административного треугольника (6-1-7) и расстановка ролей. Вершиной и первой ролью становится специалист по основному виду деятельности — бывший второй номер руководителя регионального подразделения.
В основании административного треугольника лежат роли:
— 6 роль: поддержка и сопровождение — правое крыло модели — экономист-финансист;
— 7 роль: мозговой штурм, координация всего — левое крыло модели — директор филиала (мини-компании);
Вершина административного треугольника является и вершиной рабочей пятерки, и определяет и направляет ее деятельность.
Роли в рабочей пятерке (1-2-4-5-3) выглядят так:
— 1 роль: специалист по основному направлению деятельности компании — планирование работы и постановка задач, организация и проведение мероприятий, работа с клиентами, ведение переговоров;
— 2 роль: определение, согласование, поиск клиента — специалист по маркетингу, рекламе, PR и работе со СМИ;
— 3 роль: второй номер специалиста по основному направлению деятельности — ведение баз, поиск клиента, ведение переговоров, подготовка договоров;
— 4 роль: офис менеджер — организация работы в офисе, документирование, связи с общественностью и клиентами;
— 5 роль: техническая поддержка и сопровождение — специалист по материально-техническому обеспечению.
Для координации и управления работой пятерки добавляются зеленые линии управления. Две ярко выраженные линии управления в модели «самолет»:
— 7-2 — связь «директор филиала — специалист по маркетингу, рекламе, PR и работе со СМИ» для координации и контроля;
— 6-3 — связь «экономист-финансист — второй номер специалиста по основному направлению деятельности», для финансовой поддержки и контроля договоров, а также планирования и контроля текущих расходов.
Теперь нужно подобрать кандидатов на новые роли, офис менеджера и экономиста, чтобы выбранная модель могла функционировать. Рабочий коллектив сформирован, цели и задачи филиала описаны — вперед к Успеху! Пример формирования полноценной рабочей группы проекта для разработки программного обеспечения или мини-компании в отрасли IT на основе данной модели будет описан в следующем номере.

Похожие сообщения

Оставить комментарий